Prijzen van eventplanningssoftware: wat bureaus in 2026 echt betalen

De drie prijsmodellen die je tegenkomt

Bijna elke eventplanningstool hanteert een van deze drie modellen, en het model zegt minstens zoveel als het bedrag zelf.

• Vaste SaaS-tiers (free / pro / team) — een vast maandbedrag per tier, meestal met gebruikslimieten (projecten, AI-generaties, opslag). Voorspelbaar, makkelijk te budgetteren — het model dat de meeste moderne tools gebruiken.
• Prijs per seat — je betaalt per teamlid, vaak bovenop een basisplan. Prima voor een groot team dat de tool op dezelfde manier gebruikt; onnodig duur voor een klein bureau waar één of twee mensen het meeste werk doen.
• Prijs per project of per event — je betaalt telkens wanneer je een nieuw event start. Klinkt eerlijk voor incidentele planners, maar ontmoedigt juist om de tool voor elk project te gebruiken — en dat ondermijnt het hele idee van één centraal systeem.

Wat een zelfstandige planner mag verwachten te betalen

Een zelfstandige of parttime planner die een handvol events per jaar doet, heeft zelden meer nodig dan een solide gratis tier of een instapplan — ruwweg €0-40/maand is een realistische range voor een tool met AI-ondersteunde planning, niet alleen een spreadsheettemplate. Daaronder krijg je meestal een generieke projectmanagementtool die is omgebouwd voor events, niet iets dat gebouwd is voor briefings, plattegronden en client-facing exports.

MoodSpecs gratis plan is een goede maatstaf voor wat "gratis" eigenlijk zou moeten inhouden: één volledig project (briefing, budget, planning, taken, plattegrond), één AI-gegenereerd eventplan, vijf AI-moodboardafbeeldingen en een basis PDF-export — genoeg om één echt event van begin tot eind te draaien voordat je iets beslist.

Wat een werkend bureau mag verwachten te betalen

Zodra je meerdere klantprojecten tegelijk draait, verandert de rekensom: je betaalt voor onbeperkte (of ruime) projecten, meer AI-generatievolume, en features die voor een zelfstandige planner niet relevant zijn — client-facing deelkoppelingen, gebrande exports, multi-seat toegang, rechten en rollen. Realistisch is €30-100/maand per tier voor een klein bureau, soms meer voor grotere teams op per-seat-modellen.

Concreet referentiepunt: MoodSpecs Pro-plan (€39/maand) omvat onbeperkte projecten, ongeveer 20 AI-planeengeneraties en 50 moodboardafbeeldingen per maand, gedetailleerde regeneratie van losse onderdelen in plaats van alles opnieuw, en read-only client sharing zonder dat de klant een eigen account nodig heeft. Studio (€99/maand, tot 5 seats) voegt gedeelde teamworkspaces, rollen en rechten, en hogere AI-limieten toe — geprijsd voor een klein bureau dat als team werkt, niet per hoofd.

De verborgen kosten die niet op de prijspagina staan

Het genoemde bedrag is zelden het hele verhaal. Check dit voordat je je vastlegt op een plan:

• AI-generatielimieten — reset een maandlimiet, of stapelt ongebruikte capaciteit zich op tot upgradedruk? Vraag wat een normale maand aan echt gebruik je daadwerkelijk kost.
• Exportlimieten — is een client-facing PDF gratis, of een betaalde add-on? Kan je klant een gedeelde link bekijken zonder zelf een account aan te maken?
• Opslag- en bestandslimieten — referentiebeelden, contracten en plattegrondbestanden lopen snel op; een lage bestandslimiet per project wordt een echte kostenpost zodra je middenin een project zit.
• Seatkosten op "team"-tiers — check of een 6e teamlid toevoegen een nieuwe tier vereist, een toeslag per seat betekent, of gewoon niet mogelijk is.
• Data-export bij opzegging — kun je je briefings, budgetten en planningen in een bruikbaar formaat exporteren, of zit je klantgeschiedenis vast?

Hoe je twee prijskaartjes eerlijk vergelijkt

Vergelijk niet alleen het maandbedrag — vergelijk de prijs per actief klantproject, want dat is de eenheid waar je bedrijf daadwerkelijk op draait. Een plan van €99/maand waarmee een team van 5 comfortabel 15 projecten tegelijk draait, is per project goedkoper dan een plan van €29/maand met een limiet van 3. Reken het door tegen hoe jouw bureau daadwerkelijk werkt voordat het bedrag op de prijspagina iets zinnigs zegt.

MoodSpecs drie tiers — Free, Pro (€39/maand) en Studio (€99/maand, tot 5 seats) — zijn precies op die eenheid geprijsd: hoeveel echte klantprojecten je draait, niet hoeveel mensen er toevallig zijn ingelogd.