Como Planear um Evento de Lançamento de Produto: Do Briefing à Produção

Comece pelo briefing de marca, não pela experiência do convidado

O briefing de um lançamento de produto exige mais do cliente à partida do que a maioria dos eventos: as diretrizes de marca, o próprio produto (ou pelo menos uma compreensão funcional do que faz e porque é que importa), a mensagem-chave que o lançamento precisa de transmitir, e quem é realmente a audiência — imprensa, parceiros de retalho, clientes existentes, ou uma combinação. Ponha tudo isto por escrito antes de o conceito criativo começar, porque um conceito construído sem as diretrizes de marca em mãos quase sempre precisa de uma revisão dispendiosa assim que o marketing vê o primeiro moodboard.

Conceito criativo e experiência do convidado

O conceito criativo de um lançamento tem de cumprir uma dupla função: precisa de parecer um evento que vale a pena visitar, e precisa que todos os convidados saiam a perceber o que o produto realmente é. Isso costuma significar construir pelo menos um momento na experiência do convidado — uma revelação, um posto de demonstração prática, uma apresentação com guião — que seja explicitamente sobre o produto, e não sobre a festa à sua volta. Mapeie o percurso do convidado desde a chegada até esse momento e até à saída, e garanta que o próprio produto nunca fica a mais do que alguns passos de onde os convidados estiverem.

Espaço, catering e fornecedores construídos à volta da revelação

A escolha do espaço deve partir do momento da revelação para trás: o espaço suporta o AV necessário para uma apresentação ou demonstração, existe uma linha de visão clara para um palco ou zona de revelação a partir de onde os convidados vão estar, e a sala pode ser reconfigurada a meio do evento se o formato passar de convívio livre para uma apresentação sentada e voltar. O catering num lançamento costuma ser secundário em relação ao produto, mas ainda assim precisa de decorrer sem desviar a atenção da revelação — planeie o serviço à volta da apresentação, não durante ela, para que a equipa de sala não esteja a levantar pratos precisamente no momento em que todos deviam estar a olhar para o palco.

• Diretrizes de marca, detalhes do produto e mensagem-chave confirmados por escrito antes de o trabalho criativo começar
• Um momento específico de revelação ou demonstração incorporado no percurso do convidado, e não deixado implícito
• AV do espaço e linhas de visão verificados especificamente em função do formato da revelação
• Serviço de catering cronometrado à volta da apresentação, sem se sobrepor a ela
• Um cronograma realista de aprovação do cliente incorporado no calendário, e não presumido

Orçamento e manter a aprovação do cliente a andar

Os orçamentos de lançamento distribuem-se muitas vezes de forma desigual a favor do valor de produção — iluminação, AV, palco — porque a marca está a pagar tanto por uma impressão como por um evento, pelo que essas rubricas devem ser orçamentadas de forma realista e não tratadas como flexíveis. O maior risco para o cronograma costuma estar nas aprovações: as equipas de marketing e de marca tendem a ter mais intervenientes a rever o trabalho criativo do que um cliente privado típico, pelo que deve incorporar pontos de aprovação explícitos no calendário (conceito, moodboard, planta de sala, guião de produção final) com prazos reais, em vez de um processo de revisão em aberto que pode consumir duas semanas sem se dar por isso.

A MoodSpec mantém o briefing, o moodboard, o orçamento e o cronograma num único espaço de trabalho partilhado, para que a aprovação de uma equipa de marca sobre um moodboard ou uma planta de sala seja um clique, e não um novo fio de emails — e cada revisão fica associada à versão em que foi feita.