Prezzi dei software di event planning: quanto pagano davvero le agenzie nel 2026

I tre modelli di prezzo che incontrerete

Quasi tutti gli strumenti di event planning adottano uno di questi tre modelli, e il modello dice tanto quanto il numero stesso.

• Livelli SaaS fissi (free / pro / team) — un prezzo mensile fisso per livello, di solito con limiti d'uso (progetti, generazioni AI, spazio di archiviazione). Prevedibile, facile da preventivare: è il modello usato dalla maggior parte degli strumenti moderni.
• Prezzo per postazione — si paga per ogni membro del team, spesso in aggiunta a un piano base. Va bene per un team numeroso che usa lo strumento in modo identico; penalizza una piccola agenzia dove il grosso del lavoro lo fanno una o due persone.
• Prezzo per progetto o per evento — si paga ogni volta che si avvia un nuovo evento. Sembra corretto per i planner occasionali, ma disincentiva l'uso dello strumento per ogni progetto, il che vanifica lo scopo di avere un unico sistema di riferimento.

Quanto dovrebbe aspettarsi di pagare un planner freelance

Un planner freelance o part-time che gestisce una manciata di eventi l'anno raramente ha bisogno di più di un buon piano gratuito o di un piano d'ingresso economico — circa 0–40 €/mese è la fascia realistica per uno strumento con pianificazione assistita dall'IA, non un semplice modello per fogli di calcolo. Sotto quella soglia, di solito si tratta di uno strumento generico di project management riadattato agli eventi, non di qualcosa pensato per brief, planimetrie ed export destinati ai clienti.

Il piano gratuito di MoodSpec è un buon punto di riferimento su cosa dovrebbe davvero includere un piano "free": un progetto completo (brief, budget, timeline, attività, planimetria), una generazione AI del piano evento, cinque immagini AI per il moodboard e un export PDF di base — abbastanza per gestire un evento reale dall'inizio alla fine prima di decidere qualsiasi cosa.

Quanto dovrebbe aspettarsi di pagare un'agenzia operativa

Quando si gestiscono più progetti clienti in parallelo, i conti cambiano: si paga per progetti illimitati (o con limiti alti), maggiore volume di generazioni AI e funzionalità che a un planner freelance non interessano — link di condivisione per i clienti, export brandizzati, accesso multi-postazione, permessi. La fascia realistica per una piccola agenzia è circa 30–100 €/mese per livello, a volte di più per team più numerosi su modelli a postazione.

Come riferimento concreto: il piano Pro di MoodSpec (39 €/mese) copre progetti illimitati, circa 20 generazioni AI di piani evento e 50 immagini per moodboard al mese, rigenerazione puntuale di singoli elementi invece che rifacimenti completi, e condivisione con i clienti in sola lettura senza bisogno di un account da parte loro. Studio (99 €/mese, fino a 5 postazioni) aggiunge spazi di lavoro di team condivisi, ruoli e permessi, e limiti AI più alti — prezzato per una piccola agenzia che lavora in team, non a testa.

I costi nascosti che non compaiono nella pagina dei prezzi

Il prezzo esposto raramente racconta tutta la storia. Prima di impegnarvi, verificate cosa succede ai margini di un piano:

• Limiti di generazione AI — un limite mensile si azzera, o le generazioni non usate creano pressione verso l'upgrade? Chiedete quanto costa davvero un mese normale di utilizzo reale.
• Limiti di export — un PDF per il cliente è incluso o è un add-on a pagamento? Il cliente può vedere un link condiviso senza creare un proprio account?
• Limiti di spazio e di file — immagini di riferimento, contratti e asset della planimetria si accumulano in fretta; un limite di file basso per progetto diventa un costo reale a metà lavoro.
• Costi delle postazioni nei livelli "team" — verificate se aggiungere una sesta persona significa passare a un livello superiore, un sovrapprezzo per postazione, o semplicemente non è possibile.
• Export dei dati in caso di disdetta — potete recuperare brief, budget e timeline in un formato utilizzabile, o la storia dei vostri clienti resta bloccata dentro?

Come confrontare davvero due prezzi

Non confrontate solo il prezzo mensile — confrontate il prezzo per progetto cliente attivo, perché è quella l'unità su cui gira davvero la vostra attività. Un piano da 99 €/mese che gestisce comodamente 15 progetti in parallelo per un team di 5 persone costa meno, per progetto, di un piano da 29 €/mese che vi blocca a 3. Fate i conti sul modo in cui lavora davvero la vostra agenzia prima che il numero sulla pagina dei prezzi vi dica qualcosa di utile.

I tre livelli di MoodSpec — Free, Pro (39 €/mese) e Studio (99 €/mese, fino a 5 postazioni) — sono prezzati esattamente su quell'unità: quanti progetti cliente reali state gestendo, non quante persone risultano collegate.