Checklist produkce akce: Od prvního briefu po den D

Dodavatelé

• Potvrďte každého dodavatele písemně — nabídku, datum, okno příjezdu a storno podmínky, ne ústní dohodu.
• Nechte si finální nabídku závislou na počtu hostů (catering, pronájem) uzamknout aspoň týden před akcí, ne odhadem.
• Zkontrolujte pojištění a odpovědnost za škodu u dodavatelů, kteří přivážejí vlastní vybavení nebo personál.
• Potvrďte okna dodávky a vyzvednutí proti skutečným přístupovým hodinám místa konání — dodavatel přijíždějící dřív, než se místo konání otevře, je reálný způsob selhání.
• Mějte pro každého dodavatele záložní kontakt, ne jen osobu, která podepsala smlouvu.
• Znovu potvrďte všechny dodavatele 48–72 hodin předem — termíny se dvojitě rezervují častěji, než si kdokoli rád přizná.

Místo konání

• Potvrďte okna pro nakládku a vykládku a jestli jsou dost dlouhá na skutečnou produkci, ne jen na hodiny akce.
• Projděte prostor kvůli přístupu k elektřině — umístění zásuvek a proudová zatížitelnost, zvlášť u kuchyní, AV a osvětlení.
• Potvrďte hlukové limity a zákazy vycházení, zvlášť u venkovních nebo smíšených prostor.
• Identifikujte požární východy a potvrďte, že je půdorys neblokuje — tohle je kontrola bezpečnosti života, ne formalita.
• Zkontrolujte přístupnost: bezbariérový přístup, bezbariérové toalety a volné trasy pro hosty se sníženou pohyblivostí.
• Potvrďte plán pro nepřízeň počasí, pokud je jakákoli část akce venku — stan, náhradní vnitřní prostor nebo jasně stanovený čas rozhodnutí.
• Zjistěte, kdo má v den akce klíče/přístup k místu konání a jak se s ním dá spojit, kdyby bylo něco zamčené.

Správa hostů

• Finalizujte seznam hostů a termín RSVP s dostatečným předstihem pro catering a počty míst.
• Sesbírejte dietní omezení a potřeby přístupnosti, ne jen počet hlav.
• Potvrďte zasazení hostů a vytiskněte nebo digitálně sdílejte půdorys, který check-in tým skutečně umí přečíst.
• Nastavte proces check-inu, který zvládne nápor na začátku, aniž by se z něj stalo úzké hrdlo.
• Počítejte s doprovody a změnami na poslední chvíli — stanovte uzávěrku a držte se jí.
• Připravte jmenovky, zasedací kartičky nebo digitální ekvivalenty předem, zkontrolované na pravopis.

Produkce a AV

• Potvrďte potřeby AV proti skutečnému programu — počet mikrofonů, obrazovka/projektor, přehrávání a kdo co obsluhuje.
• Otestujte veškeré AV na místě před otevřením dveří, ne ráno jiného dne.
• Mějte zálohu pro cokoliv, co nesmí tiše selhat — baterie do bezdrátových mikrofonů, druhý notebook s nahranou prezentací.
• Potvrďte světelné narážky proti harmonogramu, pokud program zahrnuje proslovy, vystoupení nebo moment odhalení.
• Zkontrolujte kapacitu Wi-Fi/sítě, pokud na ní akce závisí (registrační systémy, živý přenos, bezhotovostní platby).
• Přiřaďte jednu osobu jako jediný kontakt pro AV problémy během akce, ne kohokoli, kdo zrovna má čas.

Personál

• Potvrďte finální počet personálu a dodavatelů proti skutečné složitosti akce, ne proti loňskému číslu.
• Přiřaďte každému členovi personálu jasnou roli a oblast — vágní přiřazení produkují mezery, kterých si nikdo nevšimne, dokud není pozdě.
• Proškolte celý personál na harmonogram, půdorys a na to, koho kontaktovat u jakého typu problému.
• Potvrďte, že jsou naplánovaná jídla a přestávky pro personál — nedostatečně najedený tým dělá pozdě večer chyby.
• Určete floor leada, který umí dělat rozhodnutí v reálném čase bez eskalace každého rozhodnutí.

Run of show / den D

• Vytiskněte nebo sdílejte run of show na minuty přesně, s každým jmenovaným vlastníkem, ne jen obecnou agendu.
• Potvrďte, kdo vyhlašuje každou narážku (start hudby, proslovy, odhalení) a jak to signalizuje.
• Počítejte s rezervou kolem všeho, co historicky trvá déle — proslovy skoro vždy trvají.
• Přiřaďte někoho konkrétně na zážitek hostů (ne na logistiku), aby si problémů všiml dřív, než si stěžuje host.
• Mějte zdokumentovaný plán bourání — co se strhává první, kteří dodavatelé potřebují včasné vyzvednutí, kdo zamyká.
• Udělejte po akci obchůzku kvůli zapomenutým věcem a škodám na místě konání, než všichni odejdou.

Většina těchto položek přirozeně žije v úkolech a harmonogramu projektu MoodSpec, jakmile existuje půdorys a seznam dodavatelů — checklist výše je to, proti čemu je projet, než produkci prohlásíte za uzamčenou.